Por: Francisco J. Santana Villegas
10 de agosto de 2021
Las reuniones de trabajo, además de una práctica común en las empresas, representan una excelente oportunidad para tener un acercamiento y una interacción más directa con los miembros de nuestro equipo. En este artículo, te comparto cómo esta práctica de sostener una reunión rutinaria de trabajo puede variar en diversos contextos culturales.
Las reuniones de trabajo, además de una práctica común en las empresas, representan una excelente oportunidad para tener un acercamiento y una interacción más directa con los miembros de nuestro equipo o con socios potenciales. Pueden realizarse por diferentes motivos, ya sea para la planeación o la evaluación de un proyecto o un programa de operaciones, o bien, para la negociación o la resolución de un conflicto.
Sin embargo, no todos participan en estas prácticas con la misma motivación. Lo que para algunos puede ser una buena oportunidad para salir de la rutina y dialogar con amigos, otros lo perciben como una pérdida de tiempo valioso en donde no se hablan temas concretos. Y, como en este ejemplo, puede haber muchas otras percepciones sobre una misma práctica; pero eso sí, es necesaria para el buen funcionamiento de la empresa.
…sabemos a qué hora comienza una reunión, pero nunca sabemos a qué hora terminará…
Estas diversas percepciones se ven acentuadas en un entorno multicultural. En México, por ejemplo, tenemos una frase que dice que sabemos a qué hora comienza una reunión, pero nunca sabemos a qué hora terminará; esto se debe a que somos una cultura policrónica, en la que percibimos al tiempo como un elemento flexible, mientras que en las culturas llamadas monocrónicas, como la australiana o la británica, en las que el “tiempo vale oro”, se tiene un control más estricto de la agenda y los horarios, para lograr ser más productivos.
Otro ejemplo de estas diferencias culturales lo encontramos en los temas que se comunican dentro de una reunión. En culturas colectivistas, como las latinoamericanas, es importante la convivencia social, incluso entre los colaboradores de la empresa, por lo que es común que las reuniones se inicien dialogando sobre temas alternativos que no se relacionan con la agenda de la reunión, lo que en inglés se conoce como “small talk”. Por el contrario, en culturas individualistas, como la estadounidense o la alemana, se tiende a separar el ámbito laboral del social o personal, y procuran que la comunicación durante la reunión se centre desde un inicio en los temas a tratar en la agenda.
Las relaciones entre los diferentes niveles jerárquicos también pueden variar de acuerdo a cada cultura y, por consiguiente, la manera en que se desarrolla una reunión de trabajo. En las sociedades llamadas jerárquicas o de alta distancia del poder, como India o los países de América Latina, son los ejecutivos de niveles superiores (supervisor, gerente, director, etc.) quienes suelen dirigir la reunión; mientras que en países de una cultura más igualitaria, como Dinamarca o Irlanda, es más común observar una mayor libertad en los ejecutivos de menor nivel en el organigrama para expresarse o asumir un rol de mayor responsabilidad en el desarrollo de la reunión.
Animemos a nuestros colaboradores a que se conozcan fuera de las reuniones, para que las diferencias culturales no parezcan tan evidentes.
No obstante, el tema se complica cuando la reunión incluye personas de diversas culturas. Al respecto, Rebecca Knight aborda la necesidad de desarrollar un nivel adecuado de sensibilidad cultural que nos permita estar conscientes de estas diferencias para actuar en consecuencia. En su artículo «How to run a meeting of people from different cultures«, nos ofrece una serie de recomendaciones, ya sea para poner en práctica, o bien, para evitar en caso de encontrarnos en una situación de este tipo.
Es recomendable:
- Estudiar las variaciones que existen entre culturas y cómo se manifiestan esas diferencias en el lugar de trabajo.
- Crear protocolos y establecer normas para que nuestros colaboradores comprendan cómo se desarrollarán las reuniones.
- Incentivar a nuestros colaboradores para que salgan de sus zonas de confort cultural, institucionalizando un programa de recompensas en torno a lo que está tratando de motivar a las personas a hacer.
No es recomendable:
- Obsesionarse con la forma en que se supone deben actuar las personas de ciertas culturas; recordemos que las personas son capaces de adaptarse y ajustar sus patrones de comportamiento culturales predeterminados.
- Impulsar una dinámica perfecta en las reuniones. Es preferible solicitar las opiniones de los colaboradores en otros lugares cuando no se atreven a expresar su opinión, o bien, animar a las personas a expresar su opinión o hacer alguna retroalimentación de diferentes maneras.
- Pasar por alto la importancia de la integración del equipo. Animemos a nuestros colaboradores a que se conozcan fuera de las reuniones para que las diferencias culturales no parezcan tan evidentes.
Las reuniones de trabajo en diversos países
A continuación, te compartiré algunas características de las reuniones de trabajo en Estados Unidos, Egipto y Rusia.
Reuniones de trabajo en Estados Unidos
La lluvia de ideas es una herramienta comúnmente utilizada por las organizaciones estadounidenses para, como su nombre lo dice, generar ideas o expresar opiniones. Dentro de un límite de tiempo establecido, el grupo intenta pensar en la mayor cantidad posible de ideas y soluciones a un problema. Alguien del grupo registra todas las ideas, incluso las que pueden parecer imposibles o poco realistas, porque estas ideas pueden llevar a otras mucho mejores. Una vez que se han generado numerosas ideas, el grupo decide cuáles son válidas y cuáles deben descartarse. La clave es separar claramente la fase de generación de ideas de la fase de discusión para que ninguna idea sea rechazada prematuramente.
Este proceso se utiliza para incluir a una amplia gama de personas en el proceso de toma de decisiones. Como resultado, los participantes pueden sentir que sus opiniones son valoradas y pueden apoyar un plan o proyecto más que si no estuvieran involucrados.
Las decisiones a veces se toman al final de la discusión mediante votación. Si hay más votos para una idea que para otra, gana la idea con la mayoría de votos. Esto puede ser bastante diferente al proceso común en las culturas de construcción de consenso, como la japonesa por ejemplo, donde todos deben estar de acuerdo antes de implementar un plan.
Reuniones de trabajo en Egipto
Se espera que todos en una reunión tengan voz en los asuntos de discusión; esto puede hacer que las reuniones superen su límite de tiempo.
Es común que los egipcios hagan preguntas mientras alguien habla, a veces interrumpiendo a mitad de una oración. Esto no se considera de mala educación en Egipto, sino que es una práctica común que demuestra atención e interés.
Cuando hay una discusión entre egipcios, las voces a veces pueden elevarse un poco o incluso puede parecer que se está desarrollando una discusión. Esto es común en las discusiones entre los egipcios, que tienden a la expresividad emocional en su estilo de comunicación.
Responder a teléfonos móviles en cualquier momento, incluso durante reuniones individuales o grupales, generalmente se considera aceptable. Sin embargo, el organizador de la reunión puede pedir a los participantes que silencien sus teléfonos y atiendan cualquier llamada urgente fuera de la sala.
Muchos egipcios tienen una política de puertas abiertas, incluso cuando están en una reunión individual o grupal. Esto significa que es posible que se produzcan interrupciones frecuentes.
Reuniones de trabajo en Rusia
Es habitual, tanto en las empresas rusas como en las multinacionales establecidas en aquel país, tener una agenda previa y elaborar un acta posterior a la reunión. Cuando es necesario tomar decisiones, a menudo se forma una especie de consenso antes de una reunión a través de discusiones informales y conversaciones con las partes interesadas clave. Rusia es una cultura de alto contexto y, a veces, el deseo de comprender «el panorama general» desvía las discusiones. Las reuniones tienden a prolongarse, incluso por horas.
La jerarquía se respeta en las reuniones. La persona de más alto rango, generalmente abre, dirige y cierra una reunión. Los subordinados demuestran respeto y cortesía. Una vez que se establecen las relaciones, el impacto de la jerarquía disminuye y los participantes pueden expresar sus opiniones de manera más abierta. Es probable que los rusos se expresen emocionalmente al debatir, ya que la falta de emociones se considera una señal de que no están involucrados o no están interesados.
Para concluir, quiero finalizar este artículo compartiendo contigo un corto pero interesante video sobre las reuniones de trabajo. Además, quisiera preguntarte: en tu país, cultura o empresa, ¿sería sencillo utilizar esta práctica que nos propone David Grady para hacer frente a la saturación de reuniones de trabajo? Me encantaría conocer tu opinión, por lo que te invito a dejarme tu comentario.
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