Costos y presupuestos: el éxito o el fracaso de un emprendimiento.

Por: Eduardo Ascencio Rubio

“Uno de los errores en el emprendimiento es el cálculo incompleto de costos y presupuestos; esto produce que, durante la ejecución del proyecto, no se alcancen los objetivos financieros comprometidos, generando frustración y, probablemente, también el desistimiento sobre la continuidad del negocio”.

La previsión financiera es una de las herramientas mejor apreciadas en los negocios. Sin embargo, es común que al realizarla se utilice el cálculo intuitivo; es decir, la forma de considerar cifras sin método, base de datos identificada, ni técnicas apropiadas para tal efecto. El cálculo intuitivo ocurre por dos razones principalmente: la ignorancia de esos factores o la negligencia profesional; ninguna de las dos es recomendable.

Para evitar equivocarse al realizar cálculos en proyectos de emprendimiento, ya sean de productos o servicios innovadores, o de nuevos productos para negocios en marcha, se sugiere que antes de iniciar los cálculos, se conozcan las definiciones que nos permitan la comprensión de los términos esenciales.

En cualquier proyecto, es recomendado comenzar los cálculos con la presupuestación y el análisis puntual de todas las partidas que lo integran. Esto se refiere básicamente a las Entradas y Salidas; en este último rubro, es importante diferenciar los términos Costo y Gasto.

De conformidad con el diccionario de la lengua española:

Gasto ^[1]

1. m. Acción de gastar.
2. m. Cantidad que se ha gastado o se gasta.
3. m. Fís. Cantidad de fluido que, en determinadas circunstancias, pasa por un orificio o por una tubería cada unidad de tiempo.

 

Costo^[2]

De costar.

1. m. Cantidad que se da o se paga por algo.
2. m. Gasto de manutención del trabajador cuando se añade al salario.
3. m. Cád. Comida que el peón, albañil, pescador, etc., se lleva hecha para tomarla en el lugar donde trabaja.

 

También conviene precisar la definición de:

 

Presupuestar^[3]

De presupuesto.

1. tr. Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan de un negocio público o privado.
2. tr. Incluir una partida en el presupuesto del Estado o de una corporación.

 

Sí, parece que ya lo sabíamos. No obstante, en la realidad ocurre que una indebida clasificación –por ejemplo, incluir el costo de fabricación como salida– no permite el análisis individual de cada gasto que lo compone y da lugar a que ese dato sea “aproximado”, algo no recomendable de hacer. Se entiende que el costo de fabricación es la suma de tres partidas: materias primas, mano de obra y gastos indirectos de fabricación; y, por tanto, reconocerlas en el presupuesto como un solo rubro no permite el análisis de cada una de ellas, ni su impacto individual en el flujo de efectivo, y con esto, su conveniencia financiera. Se sugiere entonces, para iniciar con cálculo presupuestal adecuado, que se identifiquen los rubros siguientes que afecten el resultado del flujo de efectivo:

1. Entradas
   1. Ingresos propios del negocio (ventas)
   2. Entradas diversas de ingresos
2. Salidas
   1. Compras
   2. Gastos
   3. Cargas tributarias

Y también, se identifiquen las partidas que afectan el estado de resultado integral y se desprenden del cálculo anterior:^[4]

1. Ventas o ingresos netos
2. Costo de ventas
3. Gastos generales
4. Impuestos a la utilidad
5. Operaciones discontinuadas

Si estos elementos anteriormente citados no le son familiares, probablemente está realizando un cálculo incompleto del presupuesto, lo que significa un rechazo del proyecto.

Ahora bien, tratándose de costos y su debida representación en el presupuesto, se deben identificar la metodología, base y técnica de cálculo. Se considera como método al Costeo absorbente –la suma de materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación-; como base, pueden ser la histórica –cifras reales al cierre del periodo en relación con el volumen de producción– o la predeterminada –cifras calculadas anticipadamente con base en referencias de mercado o bien, con base en valores reales previamente conocidos-; en el cálculo de costos predeterminados se deben comparar los resultados esperados con los reales una vez ocurridos y determinar sus variaciones o desviaciones que representan los incrementos o disminuciones del costo.

Las técnicas de cálculo del costeo histórico –órdenes de producción o costeo por procesos– no son admisibles en los cálculos de costos para proyectos nuevos o inicialesa y hacerlos conlleva a dudar de su veracidad; es más adecuado en todo caso, utilizar la técnica de costeo estimado –no intuitivo– o de costeo estándar, debido a que permiten ser verificados en el futuro inmediato.

Si en el avance de esta lectura se encuentra con términos, conceptos, frases o descripciones que no incluye en sus proyectos, tiene una gran probabilidad de que lo rechacen o que dichos faltantes puedan ser utilizados en su contra después, con consecuencias inclusive legales.

En una pericial financiera, por ejemplo, se pueden argumentar como hechos dolosos la falta de descripción en las metodologías de costeo o su adecuada representación, llevando a determinar que se constituye un vicio oculto, que se define, como un defecto de gravedad suficiente para que no se dé el resultado comprometido; es decir, en un plan de negocios, la utilidad bruta se obtiene restando los costos de producción al valor de las ventas, y ese, es un resultado comprometido que de no cumplirse, podría declararse que hubo engaño.

Más allá de las implicaciones legales, resulta igualmente relevante observar que de la adecuada realización de estos cálculos depende un proyecto exitoso y que los elementos cualitativos y cuantitativos muestran la realidad probable del negocio, obtenida con el uso de datos que deben ser confiables y veraces en el transcurso del tiempo.

Con todo lo anterior, se puede crear una imagen de la relevancia que tienen los costos y presupuestos adecuadamente elaborados. Además, estos dos cálculos funcionan como guías de los objetivos monetarios con diferente utilidad e íntimamente relacionados.

Por un lado, el cálculo de flujos de efectivo permite conocer el valor del dinero disponible al cierre de un periodo; cuando este resulta insuficiente permite identificar las necesidades de financiamiento y las formas más viables de obtener recursos complementarios y su costo de oportunidad. Además, integrados al presupuesto maestro o principal, revelan las fuentes de ingresos y la distribución del dinero en los distintos rubros del gasto a ejercer.

Los costos nos ofrecen una métrica clara y detallada de la forma en que la inversión en la realización de los productos o servicios se integra para dar paso a el primer resultado relevante: la utilidad bruta, para luego, con este remanente establecer si los gastos de operaciónpueden ser cubiertos, así como su relevancia individual y colectiva para producir otro resultado de vital importancia, la utilidad o pérdida netas.

Seguido a esto, se afectará el valor del capital contable y otros diversos rubros del estado de situación financiera de especial interés, como son los saldos de inventarios, clientes y activos fijos netos, por citar algunos; también, el importe de los valores relacionados a cuentas por pagar, pasivos laborales, fiscales o el nivel de endeudamiento; todo esto primero está en el presupuesto y los costos.

No es posible entender los estados financieros sin que esta información no haya transcurrido por medio del control presupuestal y sus premisas. Si eres emprendedor o deseas emprender, esto seguramente te llevará a tener conciencia de la responsabilidad sobre los resultados que reflejes en tu proyecto, y que se hará necesaria la supervisión de un profesional en materia de costos o presupuestos.

Los presupuestos y los costos permiten realizar un análisis responsable del estado financiero del negocio a nivel de expectativa y como esta se modifica en el transcurso del tiempo comparándola con la realidad. Es una de las mejores formas de presentar un emprendimiento factible y por lo tanto, confiable.

^[1] https://dle.rae.es/gasto?m=form

^[2] https://dle.rae.es/costo?m=form

^[3] https://dle.rae.es/presupuestar#U7pp9ez

^[4] Instituto Mexicano de Contadores Públicos, NIF B-3, IMCP 2021, extracto.